No todo error del personal de finanzas y contabilidad produce directamente consecuencias jurídicas graves; en cambio, infracciones como el abuso de confianza pueden constituir una justa causa de terminación conforme al art. 25/II de la Ley del Trabajo n.º 4857.
En las indagaciones realizadas durante la contratación se respeta la Ley n.º 6698 de Protección de Datos Personales; la incorporación por escrito de la descripción de funciones al contrato y el período de prueba son herramientas de protección para el empleador.
En las controversias sobre terminación e indemnización, la conducta, la culpa y el daño deben acreditarse con pruebas concretas; conforme al art. 400 del Código de Obligaciones turco (TBK), el hecho de que la empresa sufra un daño no significa que este se cobre automáticamente al trabajador.
El artículo aborda las disposiciones de confidencialidad con una cláusula penal proporcionada, la autorización con doble control, los registros de operaciones y la auditoría interna periódica como medidas que reducen la pérdida económica y, a la vez, refuerzan la prueba.
En la vida comercial, que las empresas puedan desarrollar su actividad de forma saludable y mantener su competitividad depende en gran medida de que los procesos financieros se lleven a cabo de manera ordenada, transparente y fiable. En el centro de estos procesos se sitúan los empleados de finanzas y contabilidad, que, por razón de sus funciones, pueden acceder a numerosos datos y operaciones importantes: desde las cuentas bancarias de la empresa hasta su flujo de caja, y desde sus registros financieros hasta la información de clientes y proveedores. Esta posibilidad de acceso hace que el deber de diligencia y de lealtad del personal de finanzas y contabilidad adquiera una importancia especial. El trabajador no solo debe realizar el trabajo que se le ha encomendado, sino que, en el desempeño de sus funciones, también debe velar por los intereses legítimos del empleador, proteger el patrimonio y la información comercial de la empresa y ejercer las facultades que se le han conferido conforme a la finalidad de su cargo.
No obstante, no puede afirmarse que todo error o negligencia de un empleado que trabaja en el área de finanzas o de contabilidad produzca directamente consecuencias jurídicas graves. Al valorar la responsabilidad del trabajador deben examinarse conjuntamente el alcance de sus funciones y facultades, sus conocimientos y su experiencia profesionales, el grado de su culpa y la relación entre su conducta y el daño producido. De hecho, también para determinar la responsabilidad del trabajador conforme al art. 400 del TBK son relevantes la naturaleza del trabajo y los conocimientos, las aptitudes y las cualidades del trabajador. Por otra parte, infracciones más graves, como el uso de los activos de la empresa con fines personales, el abuso de confianza o la comunicación de información comercial y financiera a personas no autorizadas, pueden dar lugar, según las circunstancias del caso concreto, no solo a responsabilidad indemnizatoria, sino también a la terminación del contrato por justa causa conforme al art. 25/II de la Ley del Trabajo n.º 4857.
Por ello, no basta con evaluar los riesgos jurídicos que puede generar el personal de finanzas y contabilidad solo después de que surja una controversia. Definir claramente las funciones y facultades a partir de la contratación, establecer los mecanismos de confidencialidad y de supervisión necesarios y llevar de forma ordenada los registros que puedan utilizarse en posibles controversias contribuirá a crear una organización del trabajo más segura tanto para el empleador como para el trabajador.
• Aspectos jurídicos a considerar en el proceso de contratación
El personal de finanzas y contabilidad está formado por empleados que pueden acceder a las cuentas bancarias de la empresa, a sus procesos de pago, a sus estados financieros, a sus registros comerciales y, en ocasiones, directamente a sus fondos en efectivo. Por ello, una contratación para estos puestos es importante no solo para seleccionar al personal adecuado, sino también para proteger la seguridad financiera de la empresa.
En este punto, el primer paso es evaluar correctamente la competencia profesional y la experiencia laboral previa del candidato. Especialmente en el caso del personal que vaya a ejercer facultades sobre transferencias de dinero, operaciones bancarias, la gestión de caja o los registros financieros de la empresa, la comprobación de referencias puede contribuir a reducir los riesgos que puedan surgir en el futuro.
Sin embargo, la posibilidad del empleador de realizar indagaciones sobre el candidato no es ilimitada. En lo que respecta a la comprobación de referencias, a las solicitudes de certificados de antecedentes penales y a los demás datos personales que se obtengan sobre el candidato, deben respetarse las disposiciones de la Ley n.º 6698 de Protección de Datos Personales. Es importante solicitar al candidato únicamente la información relacionada con la finalidad de la contratación y necesaria para ella, indicar claramente con qué finalidad se tratan los datos personales y, cuando la situación concreta lo requiera, cumplir las condiciones jurídicas necesarias.
Una vez concluida la contratación, los límites de la relación entre las partes deben fijarse, en la medida de lo posible, desde el principio. En particular, en el caso de los empleados de finanzas y contabilidad, conformarse con un contrato de trabajo estándar que solo contenga disposiciones generales puede dar lugar en el futuro a controversias del tipo “Esta operación no era tarea mía” o “No tenía facultades al respecto”. Por ello, será conveniente determinar con claridad las funciones y responsabilidades del trabajador, los límites de sus facultades en las operaciones bancarias y de pago, los procesos de aprobación y control de facturas, sus responsabilidades en materia de gestión de caja y de efectivo, su obligación de rendir informes y ante quién responde. Preparar además por separado la descripción de funciones, convertirla en un anexo del contrato de trabajo y notificársela al trabajador no solo precisa el ámbito de responsabilidad del trabajador, sino que también puede constituir un importante medio de prueba en las controversias que puedan surgir en el futuro.
Otra herramienta de protección para el empleador es el período de prueba. Conforme al artículo 15 de la Ley del Trabajo n.º 4857, las partes pueden pactar en el contrato de trabajo, por regla general, un período de prueba de dos meses como máximo; este período puede ampliarse hasta cuatro meses mediante convenios colectivos. En funciones en las que la relación de confianza tiene una importancia especial, como las de finanzas y contabilidad, el período de prueba permite evaluar no solo la competencia profesional del trabajador, sino también su adecuación a la disciplina laboral y a los procedimientos de la empresa. De hecho, también en la práctica del Tribunal de Casación (Yargıtay), la descripción de funciones y la estructura organizativa son relevantes para determinar el ámbito de funciones y la responsabilidad del trabajador. Por ello, en lugar de dejar las facultades del personal de finanzas y contabilidad en un plano verbal o basado en la costumbre, establecer un sistema escrito y verificable proporcionará una base jurídica más segura tanto para el trabajador como para el empleador.
• Consecuencias procesales y efectos en la estrategia litigiosa
En las controversias originadas por el personal de finanzas y contabilidad, además del derecho sustantivo, tiene también gran importancia el proceso de prueba y de aportación de pruebas. Que el empleador haya constatado una conducta errónea o contraria a derecho por parte del trabajador no significa por sí solo que vaya a ganarse la demanda que se interponga ni que la terminación efectuada vaya a considerarse conforme a derecho. Es necesario acreditar con pruebas concretas la conducta alegada, la culpa del trabajador y el daño producido.
Si se termina el contrato por justa causa conforme al art. 25/II de la Ley del Trabajo n.º 4857 alegando que el empleado de finanzas o de contabilidad ha incumplido su deber de lealtad, ha abusado de la confianza del empleador o ha causado un daño a la empresa, la prueba de los hechos en que se basa la terminación tiene gran importancia.
Por ejemplo, que el trabajador envíe un pago a una cuenta equivocada o deje vencer el plazo de una declaración puede no ser suficiente, por sí solo y en todos los casos, para una terminación por justa causa. Deben valorarse conjuntamente la descripción de funciones del trabajador, cómo se produjo el error, la gravedad de la culpa, si el hecho se ha repetido o no y su repercusión en la relación de confianza. Por ello, en lugar de que el empleador intente reunir pruebas una vez surgida la controversia, será más adecuado que establezca, desde el inicio de la relación laboral, una estructura organizativa que pueda acreditarse. Las descripciones de funciones por escrito, las matrices de autorizaciones, los registros de aprobación de pagos, los correos electrónicos corporativos, los registros de operaciones bancarias y los informes de auditoría interna pueden convertirse en pruebas importantes en una eventual controversia.
Si la empresa sufre un daño material como consecuencia de la conducta culposa del trabajador, puede plantearse la responsabilidad del trabajador conforme al art. 400 del TBK. Sin embargo, el hecho de que la empresa haya sufrido un daño no significa que este pueda cobrarse automáticamente al trabajador. En primer lugar, es necesario acreditar que se ha producido un daño real, que este daño se deriva de la conducta culposa del trabajador y que existe un nexo causal adecuado entre el daño y la conducta. Especialmente en las controversias derivadas de operaciones contables y financieras, el examen pericial puede cobrar importancia. Puede ser necesario valorar técnicamente si una sanción tributaria se debe realmente a una negligencia grave del trabajador, a deficiencias organizativas dentro de la empresa o a otra causa.
También en la sentencia del Tribunal de Casación, Sala 9.ª de lo Civil, expediente n.º 2023/14532, resolución n.º 2023/20147, 20.12.2023 se subraya que, para determinar la responsabilidad del trabajador conforme al art. 400 del TBK, deben tenerse en cuenta, además de la naturaleza del trabajo, la formación, la pericia, las aptitudes y demás características del trabajador. Por ello, en una reclamación de indemnización no basta con establecer una relación del tipo “el trabajador cometió un error y la empresa sufrió un daño”. Debe concretarse qué obligación incumplió el trabajador y qué daño causó dicho incumplimiento.
Dado que los empleados de finanzas y contabilidad pueden acceder a la información comercial y financiera más sensible de la empresa, será conveniente no dejar la obligación de confidencialidad únicamente en manos de las disposiciones generales del contrato de trabajo. Mediante un anexo al contrato de trabajo o un Contrato de Confidencialidad independiente pueden regularse con claridad qué información es confidencial, con qué fines puede utilizarse, si está prohibido sacarla de la empresa o transferirla a dispositivos personales y qué obligaciones seguirán vigentes tras la extinción de la relación laboral. Estas disposiciones no solo tienen un efecto disuasorio sobre el trabajador. También ayudan a acreditar, en una eventual controversia, que el trabajador sabía qué información era confidencial y que había sido informado claramente al respecto. Prever en el contrato una cláusula penal para el caso de incumplimiento de la obligación de confidencialidad o de guardar secreto es también uno de los métodos que se utilizan con frecuencia en la práctica. Sin embargo, al fijar la cláusula penal, no es un enfoque correcto intentar lograr un efecto disuasorio únicamente estableciendo un importe elevado. Es importante que la cláusula penal guarde proporción con la naturaleza del contrato, el salario del trabajador, el daño que pueda causar el incumplimiento y las circunstancias del caso concreto. De lo contrario, en caso de controversia, puede plantearse la reducción de la cláusula penal por parte del juez. Por consiguiente, el objetivo no es crear una sanción tan severa que resulte difícil de aplicar, sino establecer un sistema contractual jurídicamente defendible y, al mismo tiempo, disuasorio para el trabajador.
Muchas de las controversias que surgen en los departamentos financieros pueden, en realidad, evitarse con un sistema de autorizaciones adecuado antes de que se inicie el proceso jurídico. Especialmente en las operaciones bancarias de importe elevado, que un solo empleado inicie, apruebe y concluya la operación puede suponer un riesgo importante para la empresa. Por ello, puede considerarse fijar límites de autorización en función del importe de la operación y exigir, en las operaciones que superen un determinado importe, la aprobación de un segundo directivo o de otra persona autorizada. Del mismo modo, la preparación de la orden de pago, su comprobación y su aprobación a través del banco pueden repartirse, en la medida de lo posible, entre distintas personas o niveles de autorización. Estos sistemas no están orientados solo a prevenir abusos. También permiten detectar el error humano en una fase temprana.
Que los mecanismos de supervisión de la empresa sean insuficientes no hace desaparecer en todos los casos la conducta dolosa o culposa del trabajador. De hecho, en la sentencia del Tribunal de Casación, Sala 9.ª de lo Civil, expediente n.º 2023/10193, resolución n.º 2023/15686, 23.10.2023, no se consideró acertado imputar al empleador un 25 % de culpa concurrente, respecto del daño derivado de un delito de malversación, invocando su deber de vigilancia y supervisión, y se aceptó que, a la vista de las circunstancias del caso concreto, el trabajador debía responder de la totalidad del daño. No obstante, esta sentencia no debe interpretarse en el sentido de que las empresas puedan prescindir de sus sistemas de supervisión. Un mecanismo de supervisión eficaz es necesario, ante todo, para impedir que se produzca el daño. Además, en caso de controversia, facilita demostrar qué operación se realizó, por quién y en el marco de qué facultades.
En el caso de los empleados que gestionan las cuentas bancarias de la empresa, realizan directamente operaciones en efectivo o tienen a su cargo la caja física, también pueden valorarse mecanismos de cobertura adicionales frente a los riesgos financieros a los que puede enfrentarse la empresa.
Según la naturaleza de las funciones concretas, y siempre que se respeten los requisitos de validez jurídica y las limitaciones legales, puede plantearse la obtención de una fianza o el recurso a productos adecuados de seguro de responsabilidad profesional/de fidelidad. Sin embargo, estos métodos no deben considerarse una alternativa a la descripción de funciones y a los mecanismos de control interno. El objetivo principal debe ser evitar que se produzca el daño, mientras que el seguro u otros mecanismos de cobertura deben servir para limitar las consecuencias económicas de los riesgos que no puedan evitarse.
En las controversias relacionadas con el personal de finanzas y contabilidad, una de las medidas más importantes para las empresas es que el historial de operaciones pueda verificarse posteriormente. Debe dejarse constancia de quién preparó qué pago y en qué fecha, quién aprobó la operación, qué facultades tenía el trabajador sobre qué cuentas bancarias y cuándo se revocaron esas facultades en caso de cambio de funciones. En particular, cuando un empleado deja la empresa, no deben descuidarse el cierre de su acceso a los sistemas corporativos, la revocación de sus facultades bancarias, la recepción de los dispositivos y documentos pertenecientes a la empresa ni la elaboración de las actas de traspaso necesarias. Estos registros no son solo una medida de seguridad. Constituyen una parte importante de la infraestructura probatoria que puede permitir acreditar los hechos en un eventual litigio sobre la terminación o sobre una indemnización.
En conclusión, el método más eficaz frente a los riesgos jurídicos que puede generar el personal de finanzas y contabilidad no es interponer una demanda una vez surgida la controversia, sino establecer correctamente, desde el inicio de la relación laboral, el sistema de funciones, facultades, supervisión y prueba. Cuando se apliquen conjuntamente descripciones de funciones claras, una autorización proporcionada, mecanismos de doble control, disposiciones de confidencialidad y una auditoría interna periódica, no solo disminuirá el riesgo de pérdidas económicas, sino que también aumentará considerablemente la capacidad probatoria de la empresa en una eventual controversia jurídica.
Abg. Ömer Çebi
Ömer Korak
Este artículo es una valoración general elaborada conforme a la normativa vigente en su fecha de publicación; no constituye un dictamen jurídico. Este texto en español es una traducción del original en turco; en caso de discrepancia, prevalece la versión en turco.